09.02.22

Draaiboek Bruiloft

Kennisbank

Allereerst van harte gefeliciteerd met jullie voornemen om te gaan trouwen! Jullie hebben ondertussen vast wel al gemerkt dat het organiseren en regelen van jullie trouwdag niet een twee drie gedaan is. Er komt heel veel bij kijken. Van het bepalen wie de trouwfotograaf gaat worden, welke trouwlocatie er wordt gekozen, wie worden de bruidsmeisjes, wie ga je uitnodigen, hoe gaan de uitnodigingen eruit zien, moet er een band komen, of een DJ, of allebei, wat gaat er gegeten worden, de volgorde van de bruidsstoet enzovoort, enzovoort, de lijst lijkt oneindig. Een prima tool om jullie te helpen, is het maken van een draaiboek van jullie trouwdag, zodat jullie weten waar je aan toe bent. Ook voor alle betrokkenen is een draaiboek een onmisbaar iets. Laten we eens gaan kijken wat een draaiboek is, voor wie je nu eigenlijk een draaiboek maakt, waar je allemaal rekening mee moet houden.

 

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is eigenlijk niet meer, en ook niet minder, dan een overzicht hoe jullie trouwdag er uit gaat zien. Alle gemaakte afspraken staan in dit draaiboek. Wat vind er plaats wanneer, en door wie? Wat heel handig is om te doen, is het toevoegen aan het draaiboek van een contactenlijst van alle betrokkenen die jullie bruiloft tot een succes gaan maken. Zorg voor contactgegevens van alle leveranciers, alle locaties, van de weddingplanner(s), ceremoniemeesters, van je hotel. Zo kan er in het geval van een probleem direct worden gebeld of geappt. Ook belangrijk is om te gaan checken of de afgesproken tijdstippen bij iedereen bekend zijn, ga na of de timing van de huwelijksdag klopt, zodat je zeker weet dat alles op een rolletje zal lopen. Kort samengevat, het draaiboek is het script voor jullie huwelijksdag, met jullie als hoofdrolspelers. Een draaiboek zorgt voor duidelijkheid, en brengt rust in deze stressvolle dag. Je houd met een draaiboek het overzicht. Het zorgt er ook voor dat jullie de voor de volle 100% kunnen genieten van de grote dag!

 

Hoe maak je een bruiloft draaiboek?

Wanneer jullie een weddingplanner in dienst hebben genomen, raad ik jullie ten zeerste aan om het draaiboek door hem of haar te laten maken, omdat de weddingplanner hier veel ervaring mee heeft, en dus weet wat er in het draaiboek moet komen te staan. Dit scheelt jullie een hoop gepuzzel, en dat is mooi meegenomen want jullie hebben al genoeg aan jullie hoofd zou ik zeggen.

Maar hoe maak je een draaiboek bruiloft? Begin met het maken van een overzicht van alles wat gedaan moet worden op jullie bruiloft. Handig is dan om deze activiteiten op chronologische volgorde te zetten, en ook de activiteiten te verdelen in 3 hoofstukken; ochtend, middag, avond. Dit maakt het geheel overzichtelijker maar er zit dan ook direct een goede volgorde in. Bedenk hoeveel tijd elk onderdeel gaat duren zodat het draaiboek zo dicht mogelijk bij de reële tijd zal zitten. Bijvoorbeeld, trek anderhalf uur voor de trouwceremonie in de kerk. Ook hier geldt dat de weddingplanner uit ervaring weet hoeveel tijd elk onderdeel gaat kosten. Een goede indeling van een draaiboek kan zijn: Een kolom “gebeurtenis”, een kolom “tijd van”, een kolom “tijd tot”, en een kolom “wie”. Bij gebeurtenis omschrijf je in het kort om welke gebeurtenis het gaat, bijvoorbeeld “make-up aanbrengen”, daarna vul je in de twee kolommen “tijd van” en “tijd tot”, van hoe laat tot hoe laat je hier mee bezig bent. En bij wie vul je dan in wie het betreft. Het voordeel hiervan is dat je alle events van die dag vastlegt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Een draaiboek is een prima leidraad voor jullie huwelijksdag, maar houd er wel rekening mee, dat er altijd iets kan uitlopen, probeer hiermee rekening te houden in het draaiboek. Het een en ander moet wel haalbaar zijn.

 

Draaiboek tips

• Zorg ervoor dat alle personen die een functie hebben op jullie trouwdag een kopie hebben van het draaiboek, bij voorkeur uitgeprint, en in een mapje gestopt.
• Laat het maken van het draaiboek bruiloft over aan de weddingplanner of ceremoniemeester. Het is voor hen gesneden koek.
• Probeer de tijden van elk onderdeel in het draaiboek realistisch te houden. • Zorg ervoor dat het draaiboek logisch in elkaar zit, zonder gekke sprongen in de tijd, dit maakt het alleen maar verwarrend.
• Schiet niet in de stress waneer iets wat langer duurt, dan gepland, dit is niet erg, geniet van jullie dag!
• Plan ook zaken die zich voor de huwelijksdag plaatsvind, wanneer kun je de trouwringen ophalen, wanneer kan ik de tickets ophalen voor de huwelijksreis, op welke datum heb ik een gesprek met de trouwambtenaar. Het draaiboek enigszins uitbreiden met wat praktische zaken die zich vóór de huwelijksdag afspelen, is geen overbodige luxe.
• Zorg ervoor dat de ceremoniemeester de tijden in het draaiboek strak hanteert, zodat er geen grote vertragingen ontstaan, die het draaiboek in de war zouden kunnen sturen.
• Zorg voor een complete en actuele contactpersonenlijst die is opgenomen in het draaiboek voor het geval er een calamiteit plaatsvind.
• Raak niet in paniek wanneer een bepaald onderdeel van het draaiboek iets uitloopt, dat valt bijna niet te voorkomen, het blijft mensenwerk
• Nogmaals, Geniet voor de volle 100% van jullie trouwdag, niet stressen, laat dat maar aan de ceremoniemeester en de weddingplanner over.
• Wanneer je zelf het draaiboek gaat maken, er zijn tegenwoordig apps op je telefoon die je daarbij kunnen helpen. Echt handig en bespaart je een hoop tijd bij het maken van het draaiboek.

U ziet het, het maken van een draaiboek bruiloft is eigenlijk noodzakelijk te noemen, er zijn zoveel activiteiten op een huwelijksdag, en zoveel mensen die hier aan deelnemen, dat het maken van een draaiboek voorkomt dat jullie in tijdsnood komen te zitten, en het voorkomt misverstanden bij de medewerkers, iedereen weet waar hij of zij aan toe is, wanneer men in actie moet komen, en wat men moet doen. Heel veel succes gewenst met het draaiboek, en heel veel plezier op jullie huwelijksdag, die dank zij het draaiboek zal worden tot een onvergetelijke dag!